Damit’s im Büro mit der Urlaubsplanung klappt

Verbraucherinformation der ERGO Rechtsschutz Leistungs-GmbH

Mit einem prall gefüllten Urlaubskonto starten die meisten Arbeitnehmer zum Jahresanfang die Planung ihrer freien Tage. Doch wie flexibel und selbstbestimmt können Arbeitnehmer ihren Urlaub nehmen? Gibt es Fristen für die Einreichung und die Genehmigung des Urlaubs? Michaela Rassat, Juristin der ERGO Rechtsschutz Leistungs-GmbH, liefert Antworten.

Recht auf Urlaub?
Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub – so legt es das Bundesurlaubsgesetz (§ 1 BUrlG) fest. Arbeitgeber sollen den Urlaub grundsätzlich zusammenhängend gewähren. Ist dies nicht möglich, stehen dem Arbeitnehmer mindestens zwei zusammenhängende Wochen pro Jahr zu. „Das Gesetz besagt außerdem, dass der Arbeitgeber die vom Arbeitnehmer gewünschten Urlaubstermine berücksichtigen muss”, erläutert Michaela Rassat. „Sprechen allerdings dringende betriebliche Gründe dagegen, etwa eine Inventur, kann der Chef auch Urlaubsanträge ablehnen.” Auch die Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter können zur Ablehnung des Urlaubs führen – denn der reibungslose Betriebsablauf muss auch in Urlaubszeiten sichergestellt sein. Wer in den Urlaub gehen darf, wenn mehrere Mitarbeiter zur gleichen Zeit frei haben wollen, hängt meist von sozialen Aspekten ab: Alter, eingeschränkte Urlaubsmöglichkeiten bei schulpflichtigen Kindern und natürlich die Frage, wer in den vergangenen Jahren zu welchem Zeitpunkt frei hatte. Viele Firmen haben die Urlaubsgrundsätze in Betriebsvereinbarungen geregelt.

Urlaub streichen nur in Ausnahmefällen
Ist der Urlaub einmal genehmigt, kann der Chef ihn nicht ohne Weiteres wieder absagen. Außer es gibt plötzlich einen Notfall, der die Anwesenheit dieses besonderen Mitarbeiters zwingend erfordert, da ansonsten der Zusammenbruch des Unternehmens droht. Personalengpässe sind jedoch kein Notfall, wie zum Beispiel das Landesarbeitsgericht Köln 2012 (Az. 6 Sa 449/12) entschied. Ein Widerruf des Urlaubs ist daher nur als absolute Ausnahme möglich. In diesem Fall muss der Arbeitgeber entstehende Kosten, etwa für eine Reisestornierung, übernehmen.

Gemeinsam planen
Die Urlaubsplanung im Büro verlangt von allen Beteiligten Kompromissbereitschaft. Die ERGO Expertin empfiehlt daher, möglichst frühzeitig damit zu beginnen: „Die Absprache mit Kollegen und Chefs ist das A und O: Wann stehen welche Projekte an und wer kann die Urlaubsvertretung übernehmen?” Dies gilt vor allem für den Fall, dass ein Mitarbeiter seinen Jahresurlaub am Stück nehmen möchte und dann mehrere Wochen nicht am Arbeitsplatz wäre. Eine abgestimmte Planung erleichtert es auch dem Vorgesetzten, Urlaubsanträgen schnell zuzustimmen. Die Rechtsexpertin rät daher: „Erst im Büro alle Fragen klären und dann den Urlaubsantrag stellen.”

Urlaub beantragen
Wie der Arbeitnehmer seinen Urlaub beantragen muss – schriftlich oder mündlich – ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. „Ist es üblich, mündlich um Urlaub zu bitten und erfolgt auch die Genehmigung mündlich, reicht das aus”, so Rassat. Wer jedoch sicher sein möchte, sollte sich die Freigabe schriftlich bestätigen lassen. Eine Frist, bis zu der der Chef den Urlaubsantrag genehmigen oder ablehnen muss, gibt es nicht. Manche Unternehmen haben dazu Regelungen in ihrer Betriebsvereinbarung. Stellt der Mitarbeiter eine mündliche Anfrage, äußert sich der Vorgesetzte meist direkt dazu. „Bei einem schriftlichen Antrag sollte der Arbeitnehmer seinem Vorgesetzten je nach den Gepflogenheiten im Unternehmen etwa ein bis zwei Wochen Zeit einräumen”, rät die ERGO Expertin. Erhält er dann immer noch keine Rückmeldung, am besten das Gespräch suchen. Kommt keine klare Zusage, gilt der Urlaub rechtlich als nicht genehmigt – dann einfach der Arbeit fernzubleiben, wäre Arbeitsverweigerung und ein Kündigungsgrund.