Compliance bei ERGO

„Compliance“ steht für die Einhaltung von geltenden Gesetzen und unternehmensinternen Regelwerken bzw. Grundsätzen.

Mit dem Compliance Management System verfolgt ERGO mehrere Ziele:

  • die Beachtung gesetzlicher, aufsichtsrechtlicher und interner Vorgaben sicher zu stellen, die für unser Geschäft relevant sind;
  • Haftungs-, Strafbarkeits- und Reputationsrisiken für unser Unternehmen, seine Organe (z.B. Vorstände, Aufsichtsräte) und Mitarbeiter zu vermeiden, und
  • die Interessen der Kunden zu schützen.

Das Compliance Management System der ERGO wird durch den Bereich Compliance (ERGO Compliance) gesteuert. Der Chief Compliance Officer berichtet direkt an das zuständige Mitglied des Vorstandes der ERGO Group AG.

Das Compliance-System bei ERGO

Zu den Aufgaben von ERGO Compliance gehören

  1. die systematische Identifikation und Analyse von relevanten Risiken;
  2. die Festlegung und Verbesserung von unternehmensinternen Compliance-Regelwerken und Richtlinien;
  3. die Information, Schulung und Beratung der Vorstände, Mitarbeiter und Vertriebspartner;
  4. sowie die Überwachung der Regeleinhaltung und die Aufklärung von potentiellen Verstößen.

ERGO Compliance nimmt diese Aufgaben für die ERGO Group AG, für ihre deutschen Versicherungs- und Versicherungsholdinggesellschaften und weitere Gesellschaften in Deutschland wahr.

Darüber hinaus steht ERGO Compliance bei gruppenweit relevanten Compliance-Themen im engen Austausch mit den übrigen inländischen Gesellschaften und den Compliance Einheiten der Tochtergesellschaften im Ausland sowie dem Compliance-Team unserer Muttergesellschaft Munich Re.

Aufgaben ERGO Compliance

Risikoanalyse

Die Basis des Compliance Management Systems ist eine systematische und umfassende Risikoanalyse. Ihre Ergebnisse bilden die Grundlage für die Aktivitäten von ERGO Compliance.

Dazu bewertet ERGO Compliance die relevanten Risiken in den einzelnen Geschäftsbereichen nach einer einheitlichen Methodik und bezieht die jeweiligen Verantwortlichen und Experten im Unternehmen ein.

Die Risikoanalyse erfolgt in mehreren Schritten und wird mindestens einmal jährlich und bei Bedarf auch ad hoc durchgeführt. Der Vorstand der ERGO Group AG sowie die Geschäftsleiter der jeweiligen Unternehmen werden regelmäßig über die Ergebnisse und die wesentlichen Veränderungen informiert.

Regelwerke und Richtlinien

Die Einhaltung der Gesetze und Vorschriften in den jeweiligen Ländern ist eine selbstverständliche Verpflichtung für alle Mitarbeiter. Sie werden durch unternehmenseigene Vorgaben ergänzt. Nur so lassen sich wirtschaftliche, aber auch Haftungs- und Reputationsrisiken für ERGO nachhaltig vermeiden.

Eines der wichtigsten Regelwerke ist der Munich Re (Gruppe) Verhaltenskodex. Er formuliert Anforderungen an ein ethisch einwandfreies Verhalten von Mitarbeitern, Führungskräften und Geschäftsführung, und wird regelmäßig aktualisiert.

Zudem hat ERGO einen eigenen Verhaltenskodex für selbständige Vertriebspartner in Deutschland. In diesem sind die wesentlichen Grundsätze der Zusammenarbeit und das gemeinsame Verständnis zum Umgang mit Kunden und Vermittlern festgehalten. 

Unternehmenseigene interne Regelwerke für verschiedene Themenfelder wie zum Beispiel eine Richtlinie für die Ausschreibung, Planung, Beschaffung und Durchführung von Incentive-Veranstaltungen im Innen- und Außendienst kommen hinzu. Diese ERGO Richtlinien werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert.  

  • Der Verhaltenskodex des Gesamtverbandes der Deutschen Versicherungswirtschaft für den Vertrieb von Versicherungsprodukten (GDV-Verhaltenskodex) stellt die Interessen der Kunden und die Qualität der Kundenberatung in den Mittelpunkt. Auch ERGO hat den Anspruch, den Kunden bestmöglich und individuell zu beraten. Daher betrachtet ERGO den GDV-Verhaltenskodex als Grundlage für die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und Vermittlern und ist vor diesem Hintergrund dem Kodex beigetreten. ERGO lässt das implementierte System zur Einhaltung des GDV-Verhaltenskodex für den Vertrieb von Versicherungsprodukten regelmäßig durch einen externen Wirtschaftsprüfer überprüfen.
  • Im Einkauf erwarten wir von unseren Zulieferern die Einhaltung unseres umfangreichen Kodex für Lieferanten mit definierten Prinzipien zum Schutz von Menschenrechten und Umweltschutz. Nähere Informationen zu allen Anforderungen an Zulieferer finden Sie auf unserer Website: ERGO Geschäftspartner

Information, Schulung & Beratung

Verpflichtende Schulungen für alle Mitarbeiter, z.B. zum Munich Re Verhaltenskodex, sensibilisieren regelmäßig zu Compliance-Themen.

Zielgruppenorientierte Schulungen wie zum Versicherungskartellrecht ergänzen die allgemeinen Schulungen. Formate und Inhalte werden regelmäßig überprüft und sofern erforderlich angepasst und aktualisiert. Compliance berät und unterstützt kontinuierlich in Bezug auf die Implementierung von Compliance-Standards sowie in Ad-hoc-Fällen.

Identifikation und Behandlung von Verstößen

Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oder Vorgaben der Verhaltenskodizes und der internen Richtlinien werden bei ERGO nicht toleriert, sondern angemessen aufgeklärt und geahndet. Jeder Vorfall wird individuell bewertet und je nach dem Ausmaß des Regelverstoßes sanktioniert. Gleichzeitig wird geprüft, ob Richtlinien oder Prozesse im Unternehmen verändert werden müssen.

Die Identifikation von Verstößen erfolgt über vielfältige Wege. Neben regelmäßigen Abfragen können sich Mitarbeiter, die einen Verstoß gegen geltende Gesetze oder andere Regelwerke melden wollen, vertraulich an die zuständigen Compliance Bereiche wenden. Das gilt für die Mitarbeiter aller Gesellschaften im In- und Ausland. Hinweise können auch über das ERGO Hinweisgebersystem abgegeben werden, welches die Anonymität des Hinweisgebers nach höchsten Maßstäben schützt, sofern dieser seine Identität nicht nennen möchte.

Mitarbeiter, die sich nicht direkt an Compliance wenden möchten, können sich bei einem unabhängigen externen Ombudsmann melden. Er unterliegt ebenfalls einer strengen Verschwiegenheitspflicht.

ERGO Hinweisgebersystem

Einen Hinweis auf Verstöße gegen Gesetze oder Regeln des Munich Re (Gruppe) Verhaltenskodexes geben.

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