Zehn Impulse für eine frische Arbeitsweise

Frischer Wind statt alter Routinen, Detox bei der eigenen Arbeitsweise, Impulse erhalten, um mit neuer Energie in das Jahr zu starten: Die nachfolgenden agilen Hacks sind zehn „minimalinvasive“ Tricks, mit denen wir unser Denken und Handeln herausfordern und verändern können. Grundlage dieser Tricks sind die „agilen Werte“: Offenheit, Einfachheit, Mut, Commitment, Fokus, Respekt, Feedback und Kommunikation.

Wir sind überzeugt: Agiles Vorgehen ist genau das Richtige in Zeiten der sich ständig ändernden Rahmenbedingungen, in denen wir mit Planung manchmal nicht weiterkommen. Und im Moment sind die Gegebenheiten unvorhersehbarer als je zuvor. 

Hack #1: Weglassen

Ein großer Teil unseres Arbeitsalltags besteht aus Dingen die wir tun müssen, weil es irgendwann einmal jemand bestimmt hat. Das mag auch seine Gründe gehabt haben. Vielleicht ist es aber an der Zeit, manche Zeitfresser in Frage zu stellen.

Der Hack:

Frage dich doch einmal: „Was kann ich (oder was können wir) weglassen?“ Das kann ein Regeltermin sein, ein lästiges Formular mit 100 unnützen Feldern, die ausgefüllt werden müssen. Oder eine Regel, die alle befolgen. Oder ein Prozess. Die spannende Frage ist: „Was passiert, wenn ich es nicht mehr tue?“ Einfach mal ausprobieren. Wenn nichts Negatives passiert - weg damit.

Hack #2: Alle tun ihr Bestes

Wer kennt das nicht? Gleich beginnt ein Meeting, bei dem es vielleicht um ein kritisches Thema geht. Und die anderen Teilnehmer? Mit denen hat das ja noch nie so richtig gut geklappt. Das kann ja eigentlich nichts werden... oder? Es ist wirklich erstaunlich, wie viel die eigene Einstellung zum Gelingen eines Meetings beitragen kann.

Der Hack:

Rücke dich innerlich zurecht, bevor du den Raum betrittst und triff zwei Grundannahmen:

• Alle tun ihr Bestes
• Alle handeln nach bestem Wissen und Gewissen

Vielleicht läuft es ja dieses Mal anders?

Hack #3: ROTI 

Deine Arbeitszeit ist wertvoll! Und alles, was du in dieser Zeit tust, hat einen Wert. Wenn du dir das konsequent vor Augen führst, kommst du wahrscheinlich zu der Erkenntnis, dass nicht alles den gleichen Wert stiftet.

Der Hack

ROTI = Return on time invested ist die Frage, ob sich die investierte Zeit, z.B. in einem Meeting, gelohnt hat. „Konnte ich hier gerade einen Nutzen stiften oder gab es einen Nutzen für mich/ meine Arbeit?“

Wenn du im negativen Bereich unterwegs bist, hättest du vermutlich woanders mehr Nutzen stiften können. Zieh deine Schlüsse daraus und übernimm Verantwortung für deine Zeit und die deiner Kollegen. Ein ROTI kann man auch sehr gut zusammen im Team machen und über die Gründe für abweichende Einschätzungen sprechen.

Hack #4: Prototyping

„Fail fast“ sagen die Agilen. Das bedeutet: Wenn schon scheitern, dann bitte früh, so dass noch nicht viel Zeit und Aufwand in eine Idee geflossen sind. Wenn du möglichst früh Feedback zu deiner Idee einholst, kannst du auch früh abschätzen, ob es sich lohnt, den Ansatz weiter zu verfolgen.

Der Hack:

Schneller, kreativer und oft auch effizienter als ein komplett durchdachtes Konzept auf vielen Folien ist ein Prototyp. Dieser kann unterschiedliche Formen haben und stellt die Grundfunktion deiner Idee dar. Das kann eine Skizze sein oder ein sehr vereinfachtes, gebasteltes (ja, echt!) Modell deiner Idee. Zeige deinen Prototypen schnell einem künftigen Nutzer und frage: „Wie findest du das?“ 

Feedback Tipp: Jetzt gut zuhören!

Hack #5:  Keep, drop, try

Man kann sich auch mal selbst Feedback geben und ein Vorgehen gezielt hinterfragen. Ein guter Anlass ist z.B. das Fertigstellen einer komplexeren Aufgabe oder das Erreichen eines Zwischenziels. Du solltest einen überschaubaren Zeitraum betrachten.

Der Hack:

Schau in den Rückspiegel, stell dir drei Fragen und notiere deine Antworten:

• Was von dem, das ich getan habe, hat gut funktioniert? Das möchte ich beibehalten. (Keep)
• Was von dem, das ich getan habe, möchte ich in Zukunft nicht mehr tun, weil es nicht funktioniert hat? (Drop)
• Was möchte ich gern ausprobieren, um an meinem bisherigen Vorgehen etwas zu verändern? (Try)

Das kann man auch sehr gut im Team machen!

Hack #6: Feiere deine Fehler

Thomas Edison soll gesagt haben: „Ich bin nicht gescheitert. Ich kenne jetzt 1000 Wege, wie man keine Glühbirne baut.“ Naja, am Ende hat es ja doch noch geklappt. Wenn du dich für einen Fehler oder eine falsche Entscheidung (im Nachhinein) feiern kannst, legst du den Grundstein für ein experimentierfreudiges Umfeld.

Der Hack:

Schaffe dir im Büro einen kleinen Platz an der Wand (geht natürlich auch virtuell). Jedes Mal, wenn du etwas gewagt hast, das nicht funktioniert hat, klebst du einen Zettel dorthin mit deiner Lernerkenntnis. Und jetzt überzeugst du deine Kollegen davon, mitzumachen und euch darüber auszutauschen. Erst jetzt wird es richtig spannend. Auf zu einer neuen Lernkultur!

Hack #7: Priorisieren

Auf dem Schreibtisch und im Posteingang knubbeln sich die Aufgaben. Alles ist gleich wichtig, womit sollst du nur anfangen? Die Agilen arbeiten mit einem Backlog, das ist ein Aufgabenspeicher. Hier ist Konsequenz gefragt.

Der Hack:

Bring die Aufgaben in eine Reihenfolge anhand von definierten Kriterien. Setze dabei beispielsweise die Kundenbrille auf: Was stiftet den größten Nutzen für den Kunden? (Auch interne Kunden sind Kunden!) Das kommt also ganz nach oben ins Backlog. Und jetzt geht's ans Abarbeiten - nacheinander und nicht gleichzeitig! Kommen plötzlich neue Aufgaben dazu? In regelmäßigen Abständen, z.B. wöchentlich priorisierst du das Backlog neu und kannst dabei auch neue Aufgaben einsortieren. Bleibe bei deinen Kriterien.

Hack #8: Nicht „final“?

Oft tüfteln wir eine gefühlte Ewigkeit am perfekten Ergebnis herum. Dabei haben wir schon längst eine funktionierende Lösung am Start. Perfekt dauert lange und ist gar nicht immer unbedingt nötig. Oft erfüllt auch eine weniger perfekte Lösung ihren Zweck: Sie stiftet bereits einen Nutzen für den Kunden und ermöglicht es uns, schon Feedback zu der Lösung zu bekommen.

Der Hack:

Denke nicht in fertigen Lösungen sondern in funktionierenden Lösungen! Nicht die „finale“ Version ist das Ziel, sondern eine Version, welche die wesentlichen Funktionen erfüllt. Ab jetzt entwickele dein Ergebnis ständig weiter und passe es an veränderte Rahmenbedingungen an.

Hack #9: Sinnfrage

Manchmal kommt man ins Grübeln. Warum liegt diese (blöde) Aufgabe bei mir? Eigentlich macht mir dieses oder jenes gar keinen Spaß. Irgendwie fehlt mir die Motivation. 

Der Hack:

Stell dir ab und zu und möglichst regelmäßig einmal die Sinnfrage: Warum bin ich hier? Warum bin ich nicht woanders? Ganz schön schwer. Führt aber bestimmt zu interessanten Antworten, aus denen du deine Schlüsse ziehen kannst.

Hack #10: Raus aus dem Silo

Eines ist klar: In dem, was du machst, bist du Spezialist und kannst das richtig gut. Entsprechend deiner Fähigkeiten, landen auch genau die passenden Aufgaben bei dir. Eine Eigenschaft von agilen Teams ist jedoch, dass sie verschiedenes Wissen vereinen und interdisziplinär zusammengesetzt sind. Das bedeutet, die Mitglieder des Teams haben die großartige Möglichkeit, andere Perspektiven kennenzulernen und voneinander zu lernen.

Der Hack:

Übernimm einmal bewusst eine Aufgabe, die nicht zu deinem originären Arbeitsbereich gehört und sammle so neue Erfahrungen. Du erweiterst deinen Wissenshorizont und kannst themenübergreifend agieren. Du stellst dich breiter auf und kannst dein Spezialistenwissen mit neuen Aspekten kombinieren.