Nebenkostenabrechnung unter der Lupe

Einmal im Jahr flattert sie ins Haus: die Nebenkostenabrechnung. Oft folgt eine böse Überraschung. Nachzahlungen von mehreren hundert Euro sind keine Seltenheit. Doch nicht jede Forderung ist berechtigt. Sabine Brandl, Juristin der ERGO Rechtsschutz Leistungs-GmbH, weiß Rat.

Wenn die „zweite Miete“ zur Kostenfalle wird

Die Nebenkosten haben sich in vielen Fällen zur „zweiten Miete“ entwickelt. Steigende Energiepreise und Betriebskosten können Mieter hart treffen. „Umso wichtiger ist es, die jährliche Abrechnung genau zu prüfen“, rät Sabine Brandl, Juristin der ERGO Rechtsschutz Leistungs-GmbH. Denn häufig sind Kosten enthalten, die gar nicht umlagefähig sind, etwa Verwaltungskosten oder Instandhaltungsrücklagen. „Auch Rechenfehler, falsche Wohnflächenangaben oder verpasste Fristen durch den Vermieter können zu ungerechtfertigten Nachforderungen führen“, ergänzt die ERGO Expertin.

Abrechnungsfehler: Die üblichen Verdächtigen

Die häufigsten Probleme: Vermieter rechnen nicht umlagefähige Posten ab, nutzen falsche Verteilerschlüssel oder halten gesetzliche Fristen nicht ein. „Nach § 556 BGB muss die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein“, so Brandl. Für das Jahr 2025 bedeutet das: Die Abrechnung muss bis zum 31. Dezember 2026 vorliegen. Kommt sie später, verfällt der Anspruch des Vermieters auf Nachzahlung. Ausnahme: Der Vermieter kann nachweisen, dass die Verspätung nicht seine Schuld ist, weil zum Beispiel der Energielieferant zu spät abgerechnet hat. Ein Guthaben muss der Vermieter trotz verspäteter Abrechnung auszahlen. „Weitere typische Fehlerquellen sind unklare Kostenbezeichnungen, die Abrechnung nicht angefallener Leistungen oder unplausible Kostensteigerungen im Vergleich zum Vorjahr“, erklärt die ERGO Rechtsexpertin. Auch Pflichtangaben wie Abrechnungszeitraum und Gesamtkostenaufstellung fehlen oft oder stimmen nicht.

So prüfen Mieter Schritt für Schritt

Eine systematische Kontrolle lohnt sich also. Zunächst sollten Mieter prüfen, ob die Abrechnung fristgerecht eingegangen ist und alle Pflichtangaben enthält. Dies sind insbesondere Wohneinheit und Abrechnungszeitraum, die Gesamtkosten für das Gebäude, die verwendeten Verteilerschlüssel, eine Berechnung des Anteils der betreffenden Wohneinheit, der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters sowie das Guthaben oder die Nachzahlung. Dann empfiehlt sich der Vergleich mit der Vorjahresabrechnung. „Welche Kosten sind stark gestiegen? Bei Auffälligkeiten haben Mieter das Recht auf Belegeinsicht beim Vermieter“, so Brandl. Nur so lässt sich überprüfen, ob die Kosten tatsächlich in der angegebenen Höhe entstanden sind. Weitere wichtige Fragen: Sind alle abgerechneten Posten laut Mietvertrag und Betriebskostenverordnung tatsächlich umlagefähig? Stimmen die Wohnflächenangaben? Ist der Verteilerschlüssel korrekt?

Eine Rechtsschutzversicherung hilft

Wer eine Rechtsschutzversicherung hat, hat oftmals ein Anrecht auf Überprüfung der Nebenkostenabrechnung durch seine Versicherung. „Bereits durch die behauptete mangelhafte Abrechnung ist ein Rechtschutzfall gegeben und die Rechtsschutzversicherung übernimmt die Kosten“, erklärt Brandl. Vor der Beauftragung eines Anwalts sollten Mieter eine Deckungszusage ihrer Rechtsschutzversicherung einholen. So sind sie auf der sicheren Seite.

Widerspruch einlegen - aber richtig

Wer Fehler entdeckt, sollte handeln. „Mieter haben nach Erhalt der Abrechnung ein Jahr Zeit, um Widerspruch einzulegen", erklärt die Expertin. Der Widerspruch sollte schriftlich erfolgen und konkrete Beanstandungen enthalten. Allerdings ist die Nachzahlung innerhalb von 30 Tagen zu leisten. Bei Zweifeln an der Nebenkostenabrechnung empfiehlt es sich für Mieter, die Nachzahlung zunächst unter Vorbehalt zu entrichten und die Abrechnung zeitnah zu überprüfen. Führt der Widerspruch nicht zum Erfolg, kann eine außergerichtliche Einigung über Beratungsstellen wie Mietervereine oder spezialisierte Dienstleister sinnvoll sein. Sie unterstützen bei der Prüfung und helfen, Argumente für Verhandlungen mit dem Vermieter zu sammeln. „In komplexen Fällen oder bei hohen Streitwerten kann rechtlicher Beistand die beste Lösung sein“, resümiert Brandl.